Die Unterschätzte Und Vielseitig Begabte Tierärztliche Empfangsdame

2024 Autor: Daisy Haig | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:04

Eine der wichtigsten Personen, denen Sie in der Tierarztpraxis begegnen werden, ist die Empfangsdame, die Sie begrüßt, wenn Sie durch die Tür gehen.

Dies gilt insbesondere für Ärzte wie mich, die in der tierärztlichen Überweisungsbranche arbeiten. Wir bewerten weder gesunde Welpen oder Kätzchen, noch finden wir normalerweise unseren Terminkalender mit routinemäßigen Wellnessbesuchen gefüllt. Bei unseren Patienten wurde zuvor eine Störung oder ein Krankheitsprozess diagnostiziert, sodass eine Überweisung an unsere Einrichtung für weitere Diagnose- und/oder Behandlungsmöglichkeiten erforderlich war. Daher suchen Besitzer einen Spezialisten auf, weil ihr Haustier ein gesundheitliches Problem hat.

Wenn die Besitzer den Eingang unseres Krankenhauses betreten, sind sie voller Angst und Besorgnis, und ihre emotionale Aufruhr ist vom Moment ihrer Ankunft an spürbar. Die Empfangsdame ist die erste Person, die sie treffen, und die Qualität dieser ersten Interaktion kann nicht nur für den Rest ihres ersten Besuchs, sondern auch für alle nachfolgenden Interaktionen den Ton angeben.

Mein Ziel ist es, dass sich jeder Besitzer, dem ich begegne, wichtig, getröstet und entspannt fühlt und als wäre er nur ein Haustier in meinem Terminplan für den Tag. Wenn eine Empfangsdame den Patienten mit Namen (und Geschlecht) richtig identifizieren kann, bedeutet diese scheinbar unbedeutende Geste oft sehr viel für einen verstörten Haustierelternteil, das sich auch nur ein kleines Gefühl der Beruhigung erhofft.

In vielen Überweisungskrankenhäusern sind Empfangsdamen auch die Personen, die alle eingehenden Anrufe beantworten müssen. Es wird von ihnen erwartet, dass sie dies mit maximal einem Klingeln tun, stets höflich und fröhlich sind und mit klarer Stimme und gleichmäßigem Rhythmus sprechen.

Dies gilt sowohl an einem arbeitsreichen Tag, an dem sie möglicherweise mehrere verschiedene Aufgaben gleichzeitig erledigen, als auch an einem langsamen Tag, an dem diese Erwartungen möglicherweise nicht so abschreckend sind. Rezeptionisten müssen in Situationen mit hohem Druck ruhig bleiben und einem Besitzer nie sagen, dass er nur alle Zeit der Welt hat, um dieser Person bei der Bewältigung ihrer Bedürfnisse zu helfen.

In unserem Krankenhaus rufen Besitzer oft an der Rezeption an und fragen sie um Rat, anstatt einen Arztbesuch zu vereinbaren. Es ist unangemessen für eine Empfangsdame, Besitzern medizinische Empfehlungen zu geben oder Behandlungsoptionen vorzuschlagen, wenn Besitzer nach einer Garantie suchen, dass es in Ordnung ist, ihr Haustier nicht zur Untersuchung mitzubringen.

Rezeptionisten müssen in der Lage sein, Eigentümer an die richtige Person zu verweisen, die die gestellten Fragen angemessen beantworten kann, aber auch für die Bedürfnisse des Kunden einfühlsam bleibt. Daher ist es für eine Empfangsdame unerlässlich, intelligent, zuverlässig und einigermaßen medizinisch geschult zu sein, sich aber auch ihrer Grenzen und möglichen Grenzen bewusst zu sein.

In vielen Krankenhäusern und insbesondere in solchen, die mit der Notfall- / Dringlichkeitsversorgung beauftragt sind, müssen die Rezeptionisten Haustiere mit dringenden / lebensbedrohlichen Zuständen von denen unterscheiden, die stabil sind und kurz warten können, bevor sie gesehen werden. Dies kann entweder über ein Telefongespräch geschehen oder wenn der Kunde/Patient ohne Termin eintrifft. Sie müssen oft in Sekundenbruchteilen entscheiden, ob die Situation eine Notfallbehandlung erfordert, daher sollten sie eine grundlegende Schulung darin haben, worauf sie achten müssen, um diese Beurteilung zu erleichtern.

Rezeptionisten haben oft die Aufgabe, Zahlungen und/oder Kautionen auf Haustierrechnungen einzuziehen. Sie sind die Personen an vorderster Front, die sich mit Finanzen befassen, und dies kann insbesondere in Notfällen zu hitzigen „Gesprächen“und emotional getriebenen Interaktionen führen.

Es gibt Dutzende von anderen Aufgaben, die den Rezeptionisten auferlegt werden, darunter Ablage, Faxen, Terminplanung, Medikamentenausgabe, Reparatur von Bürogeräten und Reinigung. Diese werden in der Regel als die „praktischen“Aspekte ihrer Stellenbeschreibungen betrachtet.

Auf der technisch weniger greifbaren Seite stehen die Verpflichtung der Rezeptionistin, ängstliche oder wütende Kunden zu beruhigen, mit ungeduldigen Ärzten und Technikern zusammenzuarbeiten und buchstäblich emotional und persönlich jederzeit perfekt und fröhlich zu sein.

Rezeptionisten müssen in der Lage sein, diese Aufgaben zu erfüllen, auch wenn sie nicht besonders jovial oder enthusiastisch sein möchten. Sie müssen jeden Besitzer individuell und respektvoll behandeln, auch wenn die Person, mit der sie gerade telefoniert haben, sie dafür beschimpft, dass sie zu hohe Preise verlangen oder ihnen keine dringende medizinische Beratung geben.

Ich habe gelesen, dass die Stellenbeschreibung einer tierärztlichen Empfangsdame keine besonderen Fähigkeiten und keine Erfahrung erfordert. Ich würde argumentieren, dass eine Empfangsdame, um erfolgreich zu sein, über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, fortschrittliche technologische Fähigkeiten und in der Lage sein muss, Multitasking zu betreiben, ohne zu lange darüber nachzudenken.

Darüber hinaus müssen sie Eigenschaften wie Freundlichkeit, Mitgefühl, Geduld und wie so viele von uns im Veterinärbereich eine dicke Haut besitzen, um mit wütenden und emotionalen Tierbesitzern umgehen zu können, die manchmal vergessen, höflich zu sein.

Ich habe immer gesagt, dass ich die Aufgaben, die das Rezeptionspersonal in meinem Krankenhaus verrichtet, niemals erledigen könnte, und ich bin sehr dankbar, mit kompetenten und freundlichen Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, die so enthusiastisch an ihrer Verantwortung arbeiten.

Und ich schätze ihre Fähigkeit sehr, mich von vielen der typischen täglichen Aufgaben abzuschirmen, die sie so gerne übernehmen, um meinen Tag so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Dr. Joanne Intile